DOKUMENTY WYMAGANE PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA – REFERENCJE.

Aby wykonawca mógł ubiegać się o udzielenie zamówienia powinien spełnić łącznie dwa warunki. Pierwszym warunkiem jest brak wykluczenia na podstawie art. 108 lub 109 ustawy Pzp. Natomiast drugim, spełnienie warunków udziału w postępowaniu, jeśli takie zostały określone przez zamawiającego. W myśl art. 112 ustawy Pzp warunki udziału w postępowaniu powinny być określone przez zamawiającego w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia oraz umożliwiający ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, w szczególności wyrażając je jako minimalne poziomy zdolności. Zgodnie z ustępem 2 powyższej regulacji mogą dotyczyć one:

zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;
uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
sytuacji ekonomicznej lub finansowej;
zdolności technicznej lub zawodowej.

Zatem z powyższego wynika, że zamawiający dokonując oceny oferty złożonej przez wykonawcę powinien najpierw dokonać analizy, czy wykonawca podlega wykluczeniu na podstawie art. 108 lub 109 ustawy Pzp, a następnie zweryfikować jego kompetencje oraz zdolności techniczne, sytuację ekonomiczną oraz finansową. To jednak na wykonawcy ciąży obowiązek udowodnienia, że spełnia warunki z art. 112 ustawy Pzp. Wykonawca wypełnia ten obowiązek poprzez przedstawienie odpowiedniej dokumentacji w przedmiotowej sprawie.

W rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 roku znajdziemy rodzaje podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, okres ich ważności oraz formy, w jakich mogą być one składane. Jednakże zamawiający może żądać jedynie tych dokumentów, które są niezbędne do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Jednym z dokumentów, jakich może wymagać w postępowaniu zamawiający jest list referencyjny.

Zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 25 maja 2018 roku o sygnaturze KIO 871/18 „referencje są składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na potwierdzenie wyłącznie faktu należytego wykonania świadczeń, do których referują. Nie są to dokumenty, które mają potwierdzać zakres zadania sformułowany w sposób dokładnie oddający brzmienie warunku udziału w danym postępowaniu. Podkreślić należy przy tym, że referencje są zwykle wykorzystywane wielokrotnie w różnych postępowaniach, a nie są wystawiane na potrzeby konkretnego postępowania. Nie jest zatem możliwe, aby ich treść odpowiadała dokładnie treści warunków udziału w różnych postępowaniach, prowadzonych przez różnych zamawiających. Referencje muszą zawierać jedynie informacje pozwalające na identyfikację podmiotu, który zadanie wykonał, podmiotu, na rzecz którego zadanie zostało wykonane, daty realizacji, ewentualnie wartość i przedmiot umowy oraz to, że zadanie zostało wykonane w sposób należyty”.

Między innymi paragraf 9 ust. 1 pkt 1 i 2 wspomnianego wyżej rozporządzenia określa, że w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający może, w zależności od charakteru, znaczenia, przeznaczenia lub zakresu robót budowlanych, dostaw lub usług, żądać następujących podmiotowych środków dowodowych:

wykazu robót budowlanych wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których roboty te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te roboty budowlane zostały wykonane należycie – takimi dowodami są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego roboty budowlane zostały wykonane;
wykazu dostaw lub usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;

OŚWIADCZENIE WYKONAWCY ZAMIAST REFERENCJI

W przypadku robót budowalnych, jeśli wykonawca nie jest w stanie uzyskać referencji z przyczyn od niego niezależnych to powinien przedłożyć inne odpowiednie dokumenty;
Jeśli wykonawca z przyczyn od niego niezależnych nie może dostarczyć referencji w przedmiocie wykonanych dostaw lub usług, to może przedstawić własne oświadczenie w wyżej wskazanym zakresie.

Są to dwa wyjątki od zasady przedłożenia referencji.

Ocena oświadczenia złożonego przez wykonawcę powinna być jednak bardzo ostrożna. Przesłankę zaistnienia okoliczności uniemożliwiających uzyskanie referencji należy badać indywidualnie w każdym stanie faktycznym. Warto podkreślić, że tylko w przypadku braku możliwości uzyskania referencji dotyczących dostaw i usług wykonawca może posiłkować się własnym oświadczeniem.

Zatem wykonawca powinien przedstawić zamawiającemu przyczynę niemożliwości uzyskania referencji, a także wykazać, że podjął działania celem, których było ich uzyskanie. Potwierdzeniem powyższego jest wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 4 stycznia 2018 roku o sygnaturze akt KIO 2671/17. Mimo, że odnosi się on do regulacji § 2 ust. 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz.U. z 2016 r. poz. 1126), to należy uznać możliwość jego stosowania, także w przypadku badania przesłanki z § 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 23 grudnia 2020 roku. Występuje taka możliwość ze względu na podobną treść oraz tożsamy cel regulacji obu przepisów.

W orzecznictwie wskazuje się, że przyczyną niezależną od wykonawcy, która powoduje niemożliwość uzyskania referencji jest sytuacja, gdy doszło do likwidacji podmiotu, na rzecz którego była świadczona usługa i jego wykreślenie z rejestru handlowego lub fakt, że dany podmiot nie jest przedsiębiorcą czynnym w swojej siedzibie i nie odbiera korespondencji w jakiejkolwiek formie (mówi o tym wyrok KIO z dnia 4 czerwca 2013 roku, o sygnaturze akt KIO 1193/13)

Zatem kluczowe w tej sytuacji jest udowodnienie przez wykonawcę, że nie miał on możliwości uzyskania referencji z powodu wystąpienia okoliczności od niego niezależnych. W praktyce utrudnione może wydawać się ustalenie, czy dana okoliczność wystąpiła z przyczyn niezależnych od wykonawcy czy też przyczynił się on do jej wystąpienia. Wydanie oświadczenia przez wykonawcę zamiast przedłożenia listu referencyjnego powinno nastąpić tylko w wyjątkowych sytuacjach. Dodać także należy, że oświadczenie nie może dotyczyć prac wykonanych na potrzeby własne, o co niejednokrotnie pytają potencjalni wykonawcy.